Lorsque vous lancez votre marque de cosmétiques, la réglementation impose la désignation d'une « personne responsable ». Mais quel est précisément son rôle, et quelles sont les obligations associées, notamment pour vendre en Europe, au Royaume-Uni, en Suisse et à l'international ? Voici tout ce que vous devez savoir.
Qu’est-ce qu’une « personne responsable » en cosmétique ?
La personne responsable est la personne physique ou morale chargée de garantir la conformité d'un produit cosmétique avant sa mise sur le marché. Elle veille au respect de toutes les exigences réglementaires, comme la sécurité, la traçabilité, l'étiquetage et la notification auprès des autorités compétentes.
En pratique, elle assume la responsabilité juridique et réglementaire du produit, s’assurant notamment :
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Que le produit est sûr et conforme aux normes européennes (règlement CE 1223/2009).
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Que le dossier d’information produit (DIP) est complet et accessible aux autorités.
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Que le produit est notifié sur le portail européen CPNP avant sa commercialisation.
Vendre en Europe : les obligations spécifiques
En Europe, la personne responsable doit impérativement être basée dans l’Union Européenne. Si votre entreprise se trouve hors UE, vous devrez désigner une personne responsable située en Europe.
Les responsabilités incluent :
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Évaluation de sécurité par un expert qualifié.
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Constitution et mise à jour régulière du DIP.
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Notification sur le portail CPNP.
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Conformité aux Bonnes Pratiques de Fabrication (BPF).
Qu’en est-il du Royaume-Uni après le Brexit ?
Depuis le Brexit, le Royaume-Uni dispose de son propre système de notification, nommé SCPN (Submit Cosmetic Products Notification). Une personne responsable doit être désignée spécifiquement au Royaume-Uni pour vendre vos produits sur ce marché.
La différence majeure avec le système européen CPNP est que les deux portails ne communiquent plus entre eux, nécessitant une notification distincte et un étiquetage adapté pour chacun des marchés.
Vos obligations comprennent :
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Désignation d'une personne responsable basée au Royaume-Uni.
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Notification via le portail SCPN.
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Étiquetage spécifique incluant l’adresse britannique de la personne responsable.
Et en Suisse ?
En Suisse, bien que proche des réglementations européennes, les cosmétiques doivent être conformes à l’Ordonnance suisse sur les cosmétiques (OSCos). La désignation d'une personne responsable suisse est recommandée, mais non strictement obligatoire si votre entreprise est déjà établie en Europe. Toutefois, pour faciliter les interactions avec les autorités suisses et garantir la transparence vis-à-vis des consommateurs, il est vivement conseillé d'avoir une adresse ou un représentant local.
À l’international : quelles règles appliquer ?
Si vous souhaitez vendre au-delà de l’Europe, du Royaume-Uni et de la Suisse, les réglementations varient considérablement selon les régions :
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Aux États-Unis : Depuis le 27 mars 2023, la FDA n'accepte plus les soumissions au programme VCRP (Voluntary Cosmetic Registration Program). Cela fait suite à la mise en place d'une nouvelle réglementation : le Modernization of Cosmetics Regulation Act (MoCRA). Désormais, les entreprises doivent se conformer à de nouvelles exigences de notification obligatoire concernant l'enregistrement des établissements et la déclaration des produits cosmétiques auprès de la FDA. Attention : si vos produits ne sont pas conformes ou que vous n'avez pas suivi les démarches réglementaires appropriées, vous pourriez vous retrouver interdit de vente à vie aux États-Unis.
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Au Canada, au Japon, en Australie et ailleurs, d’autres réglementations spécifiques existent. Souvent, une personne responsable locale est requise ou fortement conseillée.
Pourquoi anticiper la conformité ?
Anticiper ces démarches vous permet d'éviter des retards coûteux, des blocages en douane, ou des rappels de produits. Par exemple, une marque cosmétique qui n'a pas anticipé les démarches de conformité pourrait se retrouver avec des milliers de produits bloqués en douane, entraînant des pertes financières importantes et une réputation entachée.
Avoir une stratégie claire pour identifier votre personne responsable dès le début de votre projet cosmétique vous fera gagner du temps et renforcera la crédibilité de votre marque auprès de vos clients et partenaires internationaux.
Comment bien choisir votre personne responsable ?
Pour sélectionner efficacement votre personne responsable, privilégiez une personne ou une agence avec une solide expérience en réglementation cosmétique internationale. Assurez-vous qu'elle dispose d'une bonne connaissance des marchés que vous ciblez, qu'elle soit réactive, facilement joignable, et capable de vous accompagner durablement.
éméo Consulting vous aide et vous guide dans la sélection de la personne responsable la plus adaptée à vos besoins spécifiques, qu’il s’agisse d’un consultant ou d’une entreprise spécialisée en Suisse, en Europe ou au Royaume-Uni.
En conclusion
La personne responsable est un acteur central dans votre stratégie cosmétique. Qu’elle soit interne à votre entreprise ou externe (consultant, agence spécialisée), son rôle est crucial pour assurer la sécurité, la conformité réglementaire et, in fine, le succès durable de votre marque sur les marchés européens et internationaux.
Prêt(e) à choisir votre personne responsable et à conquérir le monde en toute sérénité ?
